Nous vous aidons à identifier des options de lieu adaptées à vos besoins en matière d'événement, tels que le type d'événement, le nombre de participants, les préférences de localisation, le budget et toutes les commodités ou fonctionnalités spécifiques nécessaires.

Coordonner les réunions, les appels et les rendez-vous avec les fournisseurs peut être chronophage. Nous vous aidons en gérant votre calendrier, en planifiant les réunions et en envoyant des invitations aux fournisseurs, garantissant que tout le monde soit sur la même page.

​Négocier les tarifs, les contrats et tout service supplémentaire peut être chronophage. Nous pouvons gérer cet aspect, garantissant que vous obteniez la meilleure offre possible.

Une fois que vous avez choisi votre lieu, nous vous aidons avec la coordination logistique, telle que la confirmation des dates de réservation, les paiements éventuellement nécessaires et en nous assurant que le lieu est informé de toute exigence spéciale ou configuration pour l'événement.

Nous vous assistons pour rassembler et distribuer les informations nécessaires aux fournisseurs, telles que les exigences du projet, les spécifications, les délais et toutes les mises à jour. Cela garantit que tous les fournisseurs disposent des informations nécessaires pour accomplir efficacement leurs tâches.

Nous vous aidons à envoyer des rappels aux fournisseurs concernant les échéances à venir, les livrables et les jalons. Cela contribue à maintenir le projet sur la bonne voie et garantit que les fournisseurs sont conscients de leurs responsabilités.

Le suivi des contrats, accords, factures et autres documents est crucial. Nous vous aidons à maintenir une base de données numérique organisée ou un système de fichiers, ce qui facilite l'accès aux documents pertinents chaque fois que nécessaire.

Nous vous aidons à maintenir une liste d'invités organisée. Cela inclut l'ajout de nouveaux contacts, la mise à jour des informations et la garantie de l'exactitude des données.

Nous vous aidons à concevoir des invitations visuellement attrayantes et professionnelles.

Nous assistons dans l'envoi des invitations par e-mail, sur les réseaux sociaux ou tout autre canal de communication préféré, et nous nous assurons que les invitations parviennent aux destinataires en temps voulu.

La gestion des réponses aux invitations peut être chronophage. Un assistant à distance peut gérer les réponses, suivre les participants et envoyer des rappels à ceux qui n'ont pas répondu. Cela garantit une planification précise de la logistique de l'événement.

Nous vous aidons à envoyer des e-mails de suivi ou des messages pour confirmer la participation des invités, fournir des informations supplémentaires et répondre aux questions que vos invités pourraient avoir.

Souvent, les invités ont des questions sur les détails de l'événement, l'emplacement, l'ordre du jour, etc. Nous répondons rapidement à ces demandes, garantissant à vos invités les informations dont ils ont besoin.

Parfois, les détails ou l'agenda de l'événement peuvent changer. L'assistant peut communiquer efficacement ces changements aux invités, minimisant ainsi toute confusion.

Nous vous aidons à organiser et à maintenir les données liées à l'événement, notamment les préférences des invités, les restrictions alimentaires et les demandes spéciales.

En cas de conflits ou de malentendus, nous agissons en tant que médiateur, facilitant la communication entre vous et les fournisseurs pour trouver des solutions et résoudre les problèmes.

Après l'événement, nous pouvons vous aider à envoyer des notes de remerciement aux participants, recueillir des retours d'information et mettre à jour votre liste de contacts avec de nouvelles connexions établies lors de l'événement.

Nous pouvons fournir des rapports sur des métriques telles que les taux de participation, les taux de réponse et toute autre information pertinente, ce qui vous aidera à évaluer le succès de votre événement.